公文处理暂行办法
第一章 总则
第一条 为使学院的公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合学院的实际，特制定本办法。
第二条 公文是学院在行政管理过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是,并按照行文机关的要求和公文处理的有关规定进行，做到准确、及时、安全、保密。
第五条 公文处理必须严格遵守国家有关保密的法律、法规和其它相关规定。
第六条 学院办公室是学院公文处理的管理部门，负责学院的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 学院常用的公文种类主要有：
（一）决定 适用于对学院重大事件或行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消二级单位不适当的决定事项。
（二）公告 适用于向学院内外宣布重要事项或法定事项。
（三）通告 适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（四）通知 适用于发布法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转所属部门的公文、发布要求所属部门办理和有关部门共同执行或者周知的事项。
（五）通报 适用于表彰先进、批评错误、交流经验、传达重要精神的情况。
（六）报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复 适用于答复所属部门的请示事项。
（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函适用于学院与院外其它单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关业务主管部门请求批准等。
（十一）会议纪要 适用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等项目组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
（三）学院发文机关标识包括以下6种：中共大连职业技术学院委员会、大连职业技术学院、中共大连职业技术学院纪律检查委员会、大连职业技术学院学院办公室、大连职业技术学院工会委员会、共青团大连职业技术学院委员会（其中学院函件用 “大连职业技术学院”公文笺）。
（四）学院发文字号包括：大职院委、大职院、大职院纪、大职院办、大职院工、大职院团（大职院函）。
（五）上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（六）公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。
（八）公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
（九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。
（十）成文日期一般署会议通过的日期或者领导人签发日期；联合发文，署最后签发机关领导人签发日期；成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。
第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。
第十二条 按规定须经党委会、院长办公会研究决定的事项，应在会议做出决定后方可行文。
第十三条 除学院办公室外，各部门不得对外正式行文。各部门一般不直接向其他部门正式行文。如需就其所主管的业务工作对二级单位提出重要的指导性“意见”，则须按党政分开的原则，分别由学院办公室加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用部门便笺、无机关标识纸张印发通知等形式进行。纪委可向各部门行文，工会、团委可向各部门相应组织发文。
第十四条 确因工作需要，党政工团等组织、相关的工作部门，可按照协商一致的原则联合行文。
第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送机关时，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。不应当在非请示公文中夹带请示事项。
第十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括起草、校核、领导审批签发、核发、登记、印制和分类等程序。
第十八条 学院的文件一般由学院办公室草拟，内容涉及职能部门工作的，由相应部门负责草拟。
第十九条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定；
（二）情况属实，表达准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（三）公文的文种应当根据行文的目的、学院或相关职能部门的职权以及与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、时间、数字、引文要准确。日期应当写明具体的年、月、日。 引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（六）公文结构层次序数要规范，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定的计量单位；
（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，其余应使用阿拉拍数字。
第二十条 拟制公文，对涉及其他职能部门的职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请院领导协调或裁定。
第二十一条 向上级机关或各级政府职能部门行文，一般应与上级机关或有关部门先行沟通，征得同意后再行文。
第二十二条 公文送院领导签发前，学院办公室负责人应先进行审核。由职能部门草拟的公文，部门负责人应先进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家的方针、政策和有关的法律、法规和规章制度；提出的措施和办法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用的文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。
第二十三条 由职能部门草拟的公文，如需作较大修改，学院办公室主办人员应提出修改意见，由职能部门修改。修改后职能部门负责人应再次审核。
第二十四条 “大职院党”、“大职院”、“大职院函”字号文件由主管院领导签发。“大职院纪”字号文件由纪委书记签发。“大职院办”字号文件，由学院办公室主任签发，必要时由院领导签发。“大职院工”、“大职院团”字号文件分别由工会主席、团委书记审核，再由主管院领导签发。已签发的文件，一般不得再作修改。如有实质性修改，修改后应经签发人复审。
第二十五条 公文正式印制前，学院办公室秘书应当进行复核，复核的重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。
第二十六条 公文签发后，统一由学院办公室安排印制、分发。公文原稿由学院办公室集中保存一年后移交档案室存档。
第六章 收文办理
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办和催办等程序。
第二十八条 对收到的公文，学院办公室应当及时提出拟办意见并送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由。
第三十条 公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请院领导协调或裁定。
第三十一条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签署姓名视为同意；没有具体工作事项的，签署姓名表示已阅知。
第三十二条 送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十三条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理存档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交
第三十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求
第八章 公文管理
第三十七条 公文由学院办公室统一收发、用印、归档和销毁。
第三十八条 复制上级党机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关的名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
第三十九条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室主任批准后，方可销毁。
第四十三条 销毁秘密公文必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第四十四条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十五条 密码电报的使用管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第四十六条 本办法由学院办公室负责解释。
第四十七条 本办法自公布之日起施行。