• 档案管理办法
  • 日期 : 2010-05-11    

    档案管理办法
    第一章  总 则
        第一条 为了加强学院档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理和学院其它各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定,结合学院实际,制订本办法。
        第二条 学院档案是指在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表、音像、光盘等不同载体的历史记录。
        第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志,是维护学院历史真实面貌的一项重要工作。
        第四条 学院档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
    第二章  领导体制、档案机构及其职责
        第五条 学院档案工作业务上接受上级档案部门的指导、监督与检查。
        第六条 学院设档案室,档案室是学院档案工作的职能管理部门,负责对学院档案的保存和提供利用。
        第七条 档案室的基本职责是:
        1、贯彻执行档案工作政策、法规,规划学院档案工作。
        2、建立健全学院档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。
        3、组织学院专、兼职档案人员的业务培训。
        4、负责各类档案的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。
        5、开展档案开放和利用工作。
        6、编辑档案参考资料和检索工具。
        7、开展档案宣传,举办档案展览。
        8、组织档案学术研究与学术交流活动。
        第八条 各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备兼职档案人员,负责本部门档案的管理、收集、整理、立卷和移交工作等。
    第三章 档案工作人员
        第九条  档案工作人员必须政治立场坚定,政治理论、思想作风和职业道德水平较高,具备一定的专业及其相关知识,有较强的工作能力。
        第十条  档案工作人员的编制人数根据学院规模及工作量情况由学院确定。
        第十一条  档案工作人员(包括各部门兼职档案人员)属档案专业技术人员,按档案专业技术职务评聘条件,实行专业技术职务聘任制。
    第四章 经费、库房和设备
        第十二条  档案工作经费列入学院预算,统筹安排。应基本满足档案室购置档案备品工具、培训人员、订购资料、举办展览、印制资料、维护设备、安全防范等开支需要。
        第十三条  学院为档案室建设符合《档案馆建设设计规范》的库房、办公室、阅档室、微机室和展览室等。
        第十四条  学院为档案室配置满足档案管理要求的必要的设施、设备。
    第五章 档案立卷归档、移交和接收工作
        第十五条  学院应建立和完善立卷归档制度,并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围,做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统,不得分散存放在各业务部门,更不允许将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。
        第十六条  学院实行各项工作与档案工作的“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
        第十七条  对科研成果、基建工程等进行验收时,应有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收、不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。
        第十八条  学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。凡需归档的文件材料,必须遵循“文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管利用”的原则进行整理,各部门的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料,及时存放在专用袋(夹、盒)内。在年终或课题完成时,对积累的材料进行核查、整理、编目后向档案室移交。
        第十九条  档案立卷归档范围
        1、党群类:主要包括学院党委及各部、委、工会、团委、民主党派等组织、部门在工作中形成的文件材料。
        2、行政类:主要包括学院及行政所属部门在工作中形成的文件材料。
        3、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究的文件材料。
        4、科学研究类:主要包括科研工作管理、学术交流和科研项目研究过程中形成的文件材料。
        5、产品生产与科技开发类:主要包括产品生产、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。
        6、基本建设类:主要指基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究、设计施工、竣工验收,以及房地产权管理使用、维修、改建扩建等各个阶段、各种程序及环节形成的配套材料。
        7、仪器设备类:主要包括价值在五万元以上的仪器设备管理和仪器设备的购置合同,全套随机技术文件及验收、安装、调试、使用、维护、改造等各个环节形成的文件材料。
        8、出版类:包括学院在编辑出版报纸、图书、音像等活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
        9、外事类:包括学院在与境外的团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来中形成的文件材料。
        10、财会类:主要指财务工作管理和财务核算活动中形成的文件材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及工资管理等方面的材料。
        11、声像载体类:包括学院在各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值的照片、录音带、录像带、光盘以及其它方式记录的载体及其配套的文字材料。
        12、干部档案类:按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》关于档案材料的收集的规定执行。包括反映干部历史、全面情况的履历、自传、鉴定、学历、技术职务评聘、政治历史、入党、入团、奖励、处分、录用、任免、工资、待遇、出国、离退休等材料。
        13、人物档案类:学院教职工中有突出贡献的专家、正副院长、正副党委书记、正教授、兼任市以上领导职务的人员,省级以上劳动模范,获省级以上科技发明或科技进步奖励的人员的生平、事迹、传记、回忆录、论文、专著、教材、录音、录像、照片、奖状、奖章、聘书,委任状、代表证、学历证明、学位证书、重大活动纪要、讲话、报告以及其它有保存价值的材料。
        14、实物档案类:主要包括上级领导和境内外知名人士为学院题词、题字等手迹材料;在学院各项活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、证书、会标及赠送品、纪念品及其它有保存价值的实物。
        第二十条  凡应归档的文件材料要符合《高等学校档案工作规范》要求,应质地优良、书写工整、声像清晰;不能用易褪色(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等)、易变质的材料书写;不能用金属物装订。
        第二十一条  归档时间
        1、党政部门和能按年度归档的部门应在次年六月底前归档;
        2、教学部门按学年度立卷的档案,应在次年度寒假前归档;
        3、科研、基建部门应在项目完成后两个月内归档;
        4、财务部门立卷的财会档案,应在两年内归档;
        5、人事档案材料在形成正式材料后的一个月内归档;
        6、特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,可以随时归档。
        第二十二条  各部门向档案室移交档案,必须填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。
        第二十三条  学院各级分管档案工作的干部和专兼职档案人员要检查、督促和协助有关人员做好文件材料的收集、积累、立卷和归档工作。
    第六章 档案管理
        第二十四条  档案室根据原国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求管理档案,做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。
        第二十五条  档案室要区分全宗、区分年度、区分类别分别存放排列。
        第二十六条  各类档案按其价值确定保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。保管期限的划定按学院各类档案保管期限规定执行。
        第二十七条  对超过保管期限的档案,由档案室会同有关部门组成鉴定小组共同鉴定。对已失去保存价值的档案,应写出销毁清单,经有关部门同意,报主管领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。销毁时,应由档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清单应当永久保存。
        第二十八条  档案密级划分,首先由立卷部门用铅笔标明在案卷封面上,然后由档案室会同院保密委员会审定。
        第二十九条  档案室应有专人负责档案库房的技术管理,测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标,研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪化的档案,应及时修复和复制。
        第三十条  档案室应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况,发现问题及时向学院有关领导汇报,及时进行处理。
    第七章 档案利用与查阅制度
        第三十一条  档案室要根据档案的内容确定不同的阅读范围,尽可能地为广大师生员工和毕业生提供优质服务。
        第三十二条  学院工作人员因办公需要,经本部门领导同意,可查阅、借阅本部门归档的档案;如查阅非本部门档案时,须持本部门介绍信,经档案室同意后方可查阅;本院人员利用党政类保密档案或非本部门归档的未公开的档案,须经学院办公室主任批准。
        第三十三条  院外单位和个人查阅档案,必须持单位介绍信,到学院有关部门办理手续后,方可查阅。
        第三十四条  重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。如特殊需要,须经主管院领导批准。
    未经学院授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。阅档者必须承担保密义务。
        第三十五条  查阅档案必须严格遵守阅档制度,维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所,不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。
    归还档案时应当面检查。如有损坏、丢失、泄密者,应及时报告相关领导,以便采取补救措施。
        第三十六条  为充分开发档案信息资源,档案室应创造条件开展更高层次的信息服务活动。
        1、档案室要编制多种检索工具,如各种目录、全宗指南、档案室指南、专题介绍等。
        2、开展参考咨询业务。利用档案和资料解答利用者提出的问题。
        3、举办档案展览。如专题性展览、人物档案展览、校史陈列等。
        4、传播档案学知识。
    第八章 考核、奖励与处罚
        第三十七条  学院应建立考查、考核和评估制度,明确岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的人员,学院给予表彰。
        第三十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,玩忽职守造成档案损失的有关人员,学院根据情节轻重,依照有关规定,给予行政处分。构成犯罪的,移交司法部门追究刑事责任。
    第九章  附则
        第三十九条  本管理办法由学院档案室负责解释。
        第四十条  本管理办法自公布之日起施行。